No mundo dos negócios, tempo é dinheiro.
É por isso que um dos maiores “medos” dos gestores de equipes é perceber que a sua equipe pode estar perdendo este recurso precioso, seja com problemas de retrabalho, excesso de demandas ou mesmo o tempo livre.
Esse tempo perdido, se contado pelo acúmulo, pode resultar em perdas monetárias e até de valor de empresa.
Além disso, para casos em que existem colaboradores horistas, saber como manter este controle de tempo é fundamental.
Por isso, todo líder precisa entender quais as raízes do desperdício de tempo e como ele pode fazer com que este problema seja reduzido ou eliminado da empresa.
A seguir, vamos explicar mais detalhes sobre o assunto.
Confira!
O desperdício de tempo no trabalho
O grande desafio de todo gerente é obter o máximo de seus colaboradores e/ou profissionais horistas sem sobrecarregá-los com o trabalho, evitando a preguiça com tarefas simples e a hiperatividade com tarefas altamente complexas.
Assim, o desperdício de tempo consiste em dedicar o horário dos colaboradores para atividades de pouco ou nenhum impacto nos resultados da empresa.
Com a existência de ferramentas de gerenciamento de equipe que ajudam a encontrar um equilíbrio, isso se tornou menos complicado.
Um sistema digital que faça o controle de ponto eletrônico e de timesheets, por exemplo, é de grande auxílio para controlar o desperdício de tempo no ambiente de trabalho.
Vamos ver quais são as principais causas para esse fato ocorrer tanto:
Falha na gestão de pessoas
A ociosidade devido à gestão ineficiente de uma equipe é vista quando a alocação interna das tarefas é assimétrica, deixando algumas pessoas sobrecarregadas enquanto outras ficam sem muito o que fazer.
Relação entre a demanda de trabalho e o capital humano
A avaliação das necessidades de um trabalho é essencial para não haver desperdício de recursos de folha de pagamento, afetar a situação financeira da empresa e acabar desmotivando a equipe.
Ter mais colaboradores contratados do que se deveria é um potencial fator de ociosidade.
Qualificação alta
Ser capaz de monitorar o desempenho de cada funcionário permite identificar rapidamente variações no desempenho individual e na carga de trabalho, facilitando ajustes, como mudanças funcionais ou novas atribuições de projetos.
Muitos profissionais são mais qualificados do que os seus gerentes pensam.
Ao decorrer dos dias, eles melhoram o processo de execução destas tarefas e podem concluí-las dentro de um período menor que o planejado, o que gera alta ociosidade.
Falhas na priorização de tarefas
O que é realmente importante para a empresa? Quais atividades merecem maiores ou menores níveis de atenção? Será que a sua equipe realmente deveria estar dedicando seu tempo para determinadas demandas?
Quando existe um problema da forma como as atividades são priorizadas, o desperdício de tempo passa a ser ainda mais frequente na equipe.
Fadiga
No entanto, muitas causas de ócio no trabalho estão na atitude de trabalhadores acostumados a não cumprir tarefas por negligência.
Por isso, é importante cruzar informações e dados de gerenciamento de tempo para evitar desequilíbrios na equipe.
A motivação no trabalho tem a ver com o comportamento pessoal para atender às necessidades individuais.
Já o comprometimento está relacionado a fatores externos, ou seja, coletivos, para que possa ser desenvolvido dentro da força de trabalho.
Isso porque funcionários engajados têm expectativas alinhadas com os objetivos organizacionais da empresa e se veem como parte dela.
5 passos para reduzir o desperdício de tempo do time
Se tratando do tempo ocioso, deve ser apontado que o mesmo implica em perda de produtividade e impacta diretamente nas contas, tornando a empresa mais frágil diante dos desafios diários do mercado.
Como, então, estar atento a esse cenário e implementar medidas resolutivas definitivas?
Veja a seguir!
Use ferramentas de controle de tempo
A tecnologia é a maior aliada na gestão.
Por isso, você deve procurar soluções que visem potencializar o desempenho dos colaboradores e ofereça facilidades na gestão das equipes.
O uso de um sistema digital de controle de ponto eletrônico e timesheets é uma opção ideal para fazer a gestão de tempo de colaboradores CLT e/ou PJ para início e final de expediente.
Especialmente para o caso de colaboradores horistas, este tipo de sistema facilita a percepção de onde estão sendo concentrados os esforços e fornecem facilidades na hora de calcular a remuneração devida.
Além disso, aproveitando as tecnologias desse tipo de sistema antifraude e com comunicação integrada, existem formas de como priorizar atividades, controlar o tempo de reuniões e criar jornadas de trabalho flexíveis a cada funcionário e time.
Analise gráficos e relatórios da produtividade
Você conseguiria definir quem seria o colaborador mais produtivo? E o menos produtivo? E quais as principais diferenças de comportamento entre eles?
Podem parecer perguntas simples, mas analisar o ritmo de comportamento da produtividade atual é uma forma de desenvolver estratégias para melhorar o cenário futuro.
E para isso, o uso de ferramentas que facilitem essa análise é essencial.
A utilização de algum software que faça o monitoramento de equipes ajudará a identificar o tempo livre ou dedicado a tarefas de pouca relevância, com o qual se poderá deduzir se a causa do tempo perdido é a má atribuição de tarefas, falta de motivação pessoal e/ou outros fatores.
Defina as metas produtivas
Outra dica é realizar a definição de metas produtivas compartilhadas com os times.
Para isso, essas metas devem ser baseadas em tarefas previamente definidas, quantidade ou qualidade de entregas realizadas.
Um erro comum dos gestores é definir metas baseadas no tempo trabalhado.
Isso porque a quantidade de tempo que um colaborador dedicou a uma atividade não está relacionada à produtividade.
Por isso, cuidado com a forma que estas metas serão desenvolvidas.
Quer deixar as coisas mais interessantes? Defina uma recompensa após a avaliação dos resultados.
Afinal, quando uma competitividade positiva é estimulada, os resultados da equipe também aumentam.
Rotação de cargos
Também conhecida como “job rotation”, a rotação de cargos é uma forma de fazer com que os colaboradores possam participar de todo o processo produtivo.
Trabalhar com a rotação de cargos desde o início da prestação de serviço do funcionário para a empresa é fundamental para lapidá-lo em um profissional mais dinâmico, completo e versátil, o que pode, inclusive, contribuir para que nenhum colega acabe sobrecarregado de tarefas para fazer.
Além disso, quando você utiliza ferramentas como o controle de ponto eletrônico, fica mais simples perceber qual colaborador tem maior ou menor facilidade para desenvolver certas atividades.
Projetos internos
É comum que os esforços da equipe sejam direcionados para os clientes externos.
E uma das formas de aproveitar melhor o tempo dos colaboradores está também em desenvolver projetos internos!
Afinal, toda empresa precisa e deve estar buscando constantemente melhorias.
E as pessoas que mais entender sobre as necessidades do negócio são seus próprios colaboradores!
Estimule a inovação e mantenha o caminho aberto para propostas de melhorias.
Além de ser uma forma de aumentar o engajamento, isso também faz com que o seu time desenvolver diferentes percepções para os problemas do dia a dia.
